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Auftrags-, Offert-, Rechnungstexte anpassen

Im Modul Offerte werden verschiedene Arten von Dokumenten verwaltet. Lieferschein, Offerte, Auftragsbestätigung, Rapport/Stundenkontrolle, usw.

Alle diese Dokument-Einstellungen und Texte können unter Einstellungen/Module/Offerte eingestellt werden. Unter dem Register Allgemein lassen sich die verschiedenen Auftragstypen anpassen. Dazu Taste Typen bestimmen anklicken.

Nun können Dokumenttitel, auch für verschiedene Sprachen, in dieser Auflistung angepasst und weitere Typen erstellt werden. Z.B. zusätzlich zur Standardofferte eine Wartungsvertragsofferte. Am einfachsten klicken Sie dazu in die Zeile Offerte und klicken die Taste duplizieren an. Jetzt kann der Titel auf Wartungsvertrag und die Art auf Offerte Wartungsvertr. und Kürzel angepasst werden. Die Art erscheint nun auch im Auswahlmenu im Offertmodul und im Art-Auswahlmenu Einstellungen/Module/Offerte/ unter dem Register Kopf, Fuss und Mail

In der Typen-Auflistung kann die Zuordnung (Mapping) der zugehörigen Kopf-, Fuss- und Mailtexte (1) bestehenden Textblöcken zugeordnet werden. Der Mailtext wird jeweils als Begleittext bei PDF-Offerten ins E-Mail übernommen.

Falls neue Texte benötigt werden, müssen diese zuerst definiert werden unter Texte.

Texte

Beispiel Wartungsvertrag (Offerte)

  • Klick auf die Taste Texte bearbeiten

     

  • Taste neuer Text anklicken und z.B. Wartungsvertrag_Kopf eingeben
  • entsprechende Sie und optional Du Texte eingeben und Sprache wählen
  • Fenster schliessen
  • In den Auftragstypen unter Kopftext Wartungsvertrag_Kopf auswählen

Für jede weitere Sprache muss ein separater Text erfasst werden. In diesen Texten können auch Platzhalter eingefügt werden. Platzhalter siehe KB 1142. Es werden nicht alle Platzhalter in allen Kombinationen unterstützt. Probieren Sie einfach aus, welche funktionieren.

Optionen zu Offert- und Rechnungs-Dokumenttypen

Beim Rapport Datum auf jeder Zeile, beim Lieferschein die Artikel-Nr. und viele andere, teils Zusatzmodul abhängige Optionen können für jeden Dokumenttyp separat definiert werden. Infos zu Druckoptionen und andere Verhalten.

Titel bei Emailversand, PDF-Bezeichnungen

Einstellungen, Druck/Ausgabe, Ausgabe: Standardmässig wird PDF z.B. Rechnungstitel + Rechnungs-Nr. als „Rechnung1234.PDF“ beschriftet. Titel des E-Mails wird noch ergänzt mit „- Ihre Referenz“. Beispielsweise „Rechnung 1234, Gartenunterhalt“.

Zeile (1) mit gewünschtem Offert-/Rechnungs-/Bestell-Typ auswählen und in die Spalte PDF (2) oder E-Mail Titel (3) klicken und unterhalb gewünschte Platzhalter anklicken (4).

Timestamp zu setzen ergänzt PDF Titel mit Zeitstempel (Datum/Uhrzeit) und verhindert so, dass nur z.b. die letzte Version der Offerte bleibt, wenn diese mehrfach erstellt/versendet wird. Mit eigefügtem Zeitstempel bleibt jede Offerte gespeichert.

Kopf-/Fuss-/Mailtext Einstellungen KB 1431