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Auftrags-, Offert-, Rechnungstexte anpassen

Im Modul Offerte werden verschiedene Arten von Dokumenten verwaltet. Lieferschein, Offerte, Auftragsbestätigung, Rapport/Stundenkontrolle usw.

Alle diese Dokument-Einstellungen und Texte können unter Einstellungen/Module/Offerte eingestellt werden. Unter dem Register Allgemein lassen sich die verschiedenen Auftragstypen anpassen. Dazu Taste Typen bestimmen anklicken.

Sie können Dokumenttitel für verschiedene Sprachen anpassen und neue Typen erstellen. Sie können etwa neben der Standardofferte auch eine Wartungsvertragsofferte hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Zeile “Offerte” und dann auf “Duplizieren”. Ändern Sie den Titel zu “Wartungsvertrag” und die Art zu “Offerte Wartungsvertr.”. Diese Art erscheint nun im Auswahlmenü im Offertmodul und unter Einstellungen/Module/Offerte im Register “Kopf, Fuss und Mail”.

In der Typen-Auflistung können Sie die zugehörigen Kopf-, Fuss- und Mailtexte bestehenden Textblöcken zuordnen. Der Mailtext wird dabei als Begleittext bei PDF-Offerten in das E-Mail übernommen.

Falls neue Texte benötigt werden, müssen diese zuerst unter “Texte” definiert werden.

Texte

Beispiel Wartungsvertrag (Offerte)

  • Klick auf die Taste Texte bearbeiten

  • Taste neuer Text anklicken und z. B. Wartungsvertrag_Kopf eingeben
  • entsprechende Sie und optional Du Texte eingeben und Sprache wählen
  • Fenster schliessen
  • In den Auftragstypen unter Kopftext Wartungsvertrag_Kopf auswählen

Für jede weitere Sprache muss ein separater Text erfasst werden. In diesen Texten können auch Platzhalter eingefügt werden. Platzhalter siehe KB 1142. Es werden nicht alle Platzhalter in allen Kombinationen unterstützt. Probieren Sie einfach aus, welche funktionieren.

Optionen zu Offerte- und Rechnungs-Dokumenttypen

Beim Rapport können Sie das Datum auf jeder Zeile, beim Lieferschein die Artikel-Nr. und viele andere, teils Zusatzmodul abhängige Optionen für jeden Dokumenttyp separat definieren. Informationen zu Druckoptionen und anderen Verhaltensweisen finden Sie hier.

Titel bei E-Mailversand, PDF-Bezeichnungen

Einstellungen, Druck/Ausgabe, Ausgabe: Standardmässig wird ein PDF mit dem Rechnungstitel und der Rechnungs-Nr. als ‘Rechnung1234.PDF’ beschriftet. Der Titel des E-Mails wird noch mit ‘- Ihre Referenz’ ergänzt. Beispielsweise ‘Rechnung 1234, Gartenunterhalt’.

Wählen Sie in Zeile (1) den gewünschten Offert-, Rechnungs- oder Bestell-Typ aus und klicken Sie in die Spalte PDF (2) oder E-Mail Titel (3). Klicken Sie anschliessend auf die gewünschten Platzhalter unterhalb (4).

Durch das Setzen eines Zeitstempels wird der PDF-Titel mit Datum und Uhrzeit ergänzt. Dies verhindert, dass nur die letzte Version der Offerte erhalten bleibt, wenn diese mehrfach erstellt oder versendet wird. Mit eingefügtem Zeitstempel bleibt jede Offerte gespeichert.

Kopf-/Fuss-/Mailtext Einstellungen KB 1431