Neben bestehenden Dokumenten, wie z.B. Offerte, Offerte ohne Total, Rechnung, Rechnung mit Datum usw. können eigene ergänzt werden oder bestehende angepasst werden.

Dazu in Einstellungen, Module, Offerte oder Rechnung, unter Allgemein auf Typen bestimmen klicken.

Jetzt können neue erstellt (1) oder dupliziert (2) und bestehende geändert werden. Statt Dokumenttypen zu löschen können Sie jeden Typ beliebig aktivieren (3) oder deaktivieren (ab FlexBüro 19.4).

Für jedes Auftragsmodul (Offerte, Rechnung, Bestellung) kann ein Standard definiert werden. Bei Erstellung wird automatisch dieser Typ verwendet (4).

Neben Kopf-, Fuss- und E-Mail-Texten zuzuordnen, lassen sich viele Optionen pro Dokumenttyp einstellen (5).

Je nach Dokumenttyp stehen verschiedene Optionen zur Verfügung für Offerten, Rechnungen, Bestellungen usw.

• Unterschrift bei PDF: Bei Offerten und Rechnungen wird die eigene Unterschrift nach dem Fusstext platziert. Unterschrift in Persönlichen Einstellungen hinterlegbar.
• Bestandteile immer ausblenden: Mit dem optionalen Bundlemodul werden bei Ausgabe Bestandteile des Hauptartikels immer ausgeblendet.
• Artikel-Nr. / Pos. Datum: Beim Rapport wird auf jeder Zeile das Datum ausgewiesen. Datum oder Artikel-Nr kann für andere Dokumente ebenfalls aktiviert werden. Z. B. beim Lieferschein soll die Artikel-Nr. immer sichtbar sein.
• Kd. Artikel-Nr.: falls ein Artikel im Adressmodul unter Konditionen der verwendete Artikel mit separater Kunden-Artikel-Nr. erfasst wurde, wird neben dem Kundenpreis seine Artikel-Nummer, statt der FlexBüro Artikel-Nr. ausgegeben.
• Zusatztext bei Pos.: Z. B. um den Zeilenabstand zwischen den Positionen etwas zu vergrössern. Mehr…
• Portozeile ergänzen: FlexBüro kann bei Ausgabe des Dokumentes automatisch Gewicht abhängige Porto hinzufügt werden. Mehr…
• Total ausblenden: Die Angabe eines Gesamtpreises bei Offerten, die mehrere Varianten mit Preisen beinhalten, kann zur Verwirrung führen.
• Preise drucken (nur Rapport und Bestellungen): Z. B. Rapport nur mit Stundenanzahl ohne Zeilenpreise ohne Total.
• Positionsbilder drucken: Artikelbild unterhalb jeder Position drucken. Es besteht auch die Möglichkeit, bei jeder Position festzulegen, ob ein Artikelbild, ein individuelles Bild oder kein Bild gedruckt werden soll. Die Positionierung und Grösse der Bilder kann optional von uns angepasst werden.
• Gruppieren nach Artikelgruppe: Positionen werden gruppiert nach Artikelgruppe, die im Artikelstamm hinterlegt ist. Dass z. B. zuerst alle Dienstleistungen aufgelistet werden, Material, Spesen unterhalb. Dabei wird die Zwischensummen der einzelnen Gruppen eingeblendet. Diese Option ist jedoch nicht kombinierbar mit manuellen Positionstiteln und manuellen Seitenumbrüchen.
• Seitenzahlen einblenden: Auf jeder Seite wird ganz unten Seiten- und Gesamtseitenzahl ausgegeben
• Gleiche Artikel nicht zusammenfassen: Im Bestellmodul werden mehrere gleiche Artikel (z. B. aus verschiedenen Kundenaufträgen) in einer Position zusammengefasst. Die Anzahl wird entsprechend aufsummiert.
• bei PDF kein EMail erstellen: Beim Versenden von Offerten, Rechnungen oder ähnlichen Dokumenten wird eine PDF-Datei gespeichert, jedoch wird kein E-Mail automatisch erstellt
• Bundle/Vorlagen beim Artikel einfügen nicht auflösen: Bundles oder Vorlagenartikel werden als separate Zeilen in etwa der Offerte aufgeführt. Diese können vor dem Drucken oder Erstellen der Rechnung manuell aufgelöst werden.
• Projektaktiv: bei Verwendung des optionalen Projektmodules werden nur markierte Dokumenttypen in der Projektübersicht angezeigt und gerechnet.
• als Aufwand rechnen (Projekt): Markierte Dokumente werden als Aufwand im Projekt aufgelistet,
• Status bei neuen Dokumenten: So kann etwa die neue Offerte gleich auf Nachfassen gestellt werden, der Rapport jedoch auf offen.