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Einrichtung „first run“ Checkliste

FileMaker Pro / FlexBüro installieren

Installieren Sie FileMaker Pro und FlexBüro

Firma

Überprüfen Sie die folgenden FlexBüro-Einstellungen und passen Sie sie bei Bedarf an:

  1. Meine Firma (automatisch Adresse Nr. 1 in der Adressverwaltung)
  2. Absenderadresszeile (erscheint im Fenstercouvert oberhalb der Empfängeradresse)
  3. Standort des Briefabsenders, z. B. Uster. Mit dem Filial-Modul können für jede Filiale individuelle Absenderorte hinterlegt werden.
  4. Ort
  5. Datumposition: Frei wählbar für Briefe und Serienbriefe

Logo Firma:

Register Einstellungen, meine Firma, Logo anklicken

  1. Mit der Taste Logo einfügen Ihre Bilddatei laden
  2. Die Logoausrichtung definieren
  3. Soll das Logo und der Briefkopf generell gedruckt werden?

Weitere Infos zum Logo KB 1392

Persönliche Einstellungen

Zugriffsberechtigungen einstellen:

  1. Benutzerrechte überprüfen, persönlichen Einstellungen, Benutzerverwaltung

Stellen Sie sicher, dass Benutzerverwaltung und Einstellungen nur für den Programmadministrator aktiviert sind.

PDF Pfad:

Geben Sie in den persönlichen Einstellungen unter Druck/Ausgabe, Exportpfade, den Speicherort für Ihre PDFs an.

Tipp: Erstellen Sie zunächst einen Ordner mit dem Namen pdf im Dokumente-Ordner. Anschliessend können Sie den Pfad zu diesem Ordner über die Taste Pfad wählen auswählen.

Standard Ausgabe bei Seriendruck wählen

Legen Sie den Standardversand für Ihre Rechnungen fest: entweder Drucken (Versand per Post) oder PDF (Versand per E-Mail). Dieser Standard kann bei Bedarf individuell für jeden Kunden in den Adresskonditionen angepasst werden.

Finanzen

Steuerschlüssel:

  • Überprüfen Sie in der FiBu, Taste Steuerschlüssel die hinterlegten Kontierungen.
  • Ist Ihre UID, MWST Nr. korrekt?

Wählen und aktivieren Sie die entsprechenden MwSt.-Sätze im Bereich Finanzen unter MwSt.

  1. MwSt Satz 1 wählen
  2. MwSt Satz 2 wählen (z.B. 3.7%)
  3. Hier muss der Steuersatz 0% stehen (bitte nicht löschen)
  4. Hier muss der Steuersatz 0% Export stehen (bitte nicht löschen)
  5. Einkaufs-Steuerschlüssel definieren
  6. Steuerschlüsseldatei: Hier können weitere Steuerschlüssel definiert werden

Konto und Zahlungsart:

Definieren Sie Ihre Zahlungsarten im Bereich Finanzen unter Konto. Die Kontoinformationen werden unterhalb des Fusstextes auf der Rechnung eingefügt.

Kopf-, Fuss-, E-Mailtexte:

Überprüfen und ergänzen Sie in den Einstellungen unter Module > Rechnungen, Offerten, Kopf/Fuss/Mail die entsprechenden Angaben.

  1. Art wählen
  2. Sprache wählen
  3. Kopftext Sie, kontrollieren
  4. Kopftext Du, kontrollieren
  5. Fuss-, Mailtext ergänzen
  6. Infoblock mittels Platzhalter bestimmen (dieser Block wird gedruckt)

Info:  weitere Dokumenttypen erstellen

Wenn das ESR-Modul verwendet wird

QR-Rechnung

  1. Für jede Zahlungsart lässt sich ein spezifischer Überweisungstyp festlegen.
  2. Wählen Sie den Überweisungstyp QR (IID) aus, da nur mit der QR-IID ein automatisierter Zahlungsabgleich mit der Bank (camt.054) möglich ist.
  3. Tragen Sie die Teilnehmernummer Ihrer Bank ein.
  4. Hinterlegen Sie Ihre QR-IBAN-Nummer (QR-IID), die Sie von Ihrer Bank erhalten. Achtung: Nicht zu verwechseln mit der regulären IBAN-Nummer.
  5. Wählen Sie aus, in welcher Form Sie Ihren Einzahlungsschein drucken möchten.
  6. Der Einzahlungsschein wird stets auf der ersten Seite gedruckt, auch bei mehrseitigen Rechnungen.
  7. Optional kann eine gestrichelte Linie mit einem Scherensymbol eingefügt und gedruckt werden.
  8. Freiraum für Werbezwecke, Hinweise oder Ähnliches.
  9. Sie können ein Bild Ihrer Wahl hinzufügen.