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Einrichtung „first run“ Checkliste

FileMaker Pro / FlexBüro installieren

Installieren Sie FileMaker Pro und FlexBüro gemäss KB 1284

Firma

Kontrollieren Sie folgende FlexBüro Einstellungen und ändern Sie diese gegebenfalls:

  1. Meine Firma (dies ist automatisch Adresse mit Nr. 1 in der Adressverwaltung
  2. Absender Adresszeile (erscheint im Fenstercouvert über der Empfängeradresse)
  3. Standort für Briefabsender, z.B. Benglen. Bei Verwendung des Filial-Moduls können separate Absenderort für jede Filiale hinterlegt werden.
  4. Ort
  5. Datumposition wählbar für Briefe und Serienbriefe

Logo Firma:

Register Einstellungen, meine Firma, Logo anklicken

  1. Mit der Taste Logo einfügen Ihre Bilddatei laden
  2. Die Logoausrichtung definieren
  3. Soll das Logo und der Briefkopf generell gedruckt werden?

Weitere Infos zum Logo KB 1392

Persönliche Einstellungen

Zugriffsberechtigungen einstellen:

  1. Benutzerrechte überprüfen, Persönlichen Einstellungen, Benutzerverwaltung

Stellen Sie sicher, dass Benutzerverwaltung und Einstellungen nur für den Programmadministrator aktiviert sind.

PDF Pfad:

In Persönliche Einstellungen unter Druck/Ausgabe den Ort angeben wo Ihre PDFs gespeichert werden sollen.

Tipp: Erstellen Sie zuerst auf Ihrem Schreibtisch einen Ordner mit Namen ‚pdf‘. Setzen Sie den Pfad auf den Schreibtisch oder wählen Sie diesen mit der Taste Pfad wählen aus

Standard Ausgabe bei Seriendruck wählen

Stellen Sie Ihren Rechnungsstandardversand ein. Drucken (Rechnungen per Post versenden) oder PDF (Rechnungen per Mail versenden). In den Adresskonditionen kann dieser Standard pro Kunde übersteuert werden.

Finanzen

Steuerschlüssel:

Kontrollieren Sie in FiBu,  Steuerschlüssel die Kontierungen

MWST Nr./UID Nr.:

Unter Finanzen im Navigationspunkt MwSt. / USt. die entsprechenden Sätze auswählen/aktivieren

  1. MwSt Satz 1 wählen
  2. MwSt Satz 2 wählen (z.B. 3.7%)
  3. Hier muss der Steuersatz 0% stehen (bitte nicht löschen)
  4. Hier muss der Steuersatz 0% Export stehen (bitte nicht löschen)
  5. Steuerschlüssel definieren
  6. Steuerschlüsseldatei

Konto und Zahlungsart:

Unter Finanzen, Konto definieren Sie Ihre Zahlungsarten. Die Kontoinformationen werden nach Ihrem Fusstext auf einer Rechnung angefügt.

Kopf-, Fuss-, E-Mailtexte:

In den Einstellungen, Module, Rechnungen, Offerten, Kopf/Fuss/Mail kontrollieren und ergänzen.

  1. Art wählen
  2. Sprache wählen
  3. Kopftext Sie kontrollieren
  4. Kopftext Du kontrollieren
  5. Fuss-, Mailtext analog ergänzen
  6. Infoblock mittels Platzhalter bestimmen (dieser Block wird gedruckt)

Info:  weitere Dokumenttypen erstellen

Bei Verwendung des ESR Moduls:

QR-Rechnung

  1. Für jede Zahlungsart kann ein Überweisungstyp definiert werden
  2. Wählen Sie den Überweisungstyp, z.B. ESR/QR (IID)
  3. Ihre Teilnehmer-Nr. erhalten Sie von Ihrer Bank
  4. Die Konto-Nr. erhalten Sie von Ihrer Bank oder Post
  5. Aktivieren Sie die QR-Rechnung für die jeweilige Zahlungsart
  6. Geben Sie Ihre von der Bank / Post erhaltene QR-IBAN (QR-IID) in das Feld ein
  7. Es wird ein QR-Einzahlungsschein auf separatem Papier gedruckt
  8. Je nach Anzahl Ihrer Rechnungspositionen wird wo möglich eine QR-Rechnung mit nachgestelltem QR-Einzahlungsschein gedruckt.
  9. Drucken Sie eine QR-Rechnung aus, falls die Positionierung nicht stimmt, können Sie diese nachjustieren
  10. Freier Text für Werbung, Hinweise, usw.
  11. Werbe-, Info-Bild, usw. kann frei eingefügt werden

QR-Rechnung FlexBüro

Orangen Einzahlungsschein

  1. Pro Zahlungsart einen Typ definieren (vgl. Konto und Zahlungsart)
  2. Typ auswählen
  3. Bei jedem PC muss bei Verwendung des ESR-Moduls die OCR Schrift geladen sein.
  4. Prüfen Sie ob die Testdarstellung gleich ist

siehe ESR Checkliste KB 1181