Sollstundenerfassung im Monatssoll
Wählen Sie beim Start der Zeiterfassung ob die Ferientage direkt von den Sollstunden abgezogen werden sollen.
Variante 1: Ferien- und Feiertag werden im Monatssoll berücksichtigt
Der Mitarbeiter* muss so die Ferien- und Ferientage in der Stundenkontrolle nicht erfassen.
Bei Teilzeitmitarbeitern muss volles Ferientagguthaben eingetragen werden. Bei der Monatssollzeit wird die Teilzeit automatisch berechnet. So reduzieren sich die Monatssollstunden bei einem 50% Angestellten bei 8 Std Tagessoll, bei 1 Tag Ferienbezug entsprechend um 4 Std. Bei einem 100% Angestellten wird der Ferientag zu vollen 8 Std von den Monatssollstunden abgezogen. Für eine volle Woche Ferien müssten somit 5 Tage eingetragen werden.
Bei einem 50% Mitarbeiter, der z.B. Montag und Dienstag den ganzen Tag und am Mittwoch Morgen arbeitet, der eine volle Woche bezieht und 5 Tage Ferienbezug einträgt, wird die korrekte Stundenzahl abgezogen.
Folgendes Problem stellt sich nun: Bei einzelnen Tagen Ferienbezug stimmt das restliche Ferienguthaben. Die Monats-Sollstunden reduzieren sich bei einem Ferientag nur jeweils um 4 Stunden bei 50% Pensum, obwohl der Mitarbeiter an diesem Ferien-Dienstag üblicherweise 8 Stunden arbeiten würde. Konsequenz daraus ist, dass seine Monats-Sollstunden um die fehlenden 4 Stunden zu wenig reduziert wird und dies mit bestehender Überzeit kompensiert wird. Da mit Jahressollstunden gearbeitet wird hat dies keinen Einfluss.
Wie Ferien eingetragen werden muss daher Betriebsintern definiert werden.
Variante 2: Ferien- und Feiertag werden im Monatssoll NICHT berücksichtigt
Die Einstellung Ferientage von Sollstunden abziehen ist deaktiviert. Die Sollstunden können auch ohne Berücksichtigung der Ferien- und Ferientage hinterlegt werden. Der Mitarbeiter trägt im Zeitjournal seine Feier- und Ferientage mit der vertraglich vereinbarten Tagesarbeitszeit ein.
Teilzeit Mitarbeiter mit fixen Arbeitstagen
Mitarbeiter arbeitet z.B. nur am Mittwoch und am Freitag. Unsere Empfehlung ist bei Pensum 40% eintragen. Jedoch stimmt so die letzte Spalte in der Zeiterfassung nicht überein, da das durchschnittliche Tagessoll statt z.B. 8 Std nur 3.2 Std jeden Tag ist.
Möglich ist nun als Variante diesen Teilzeitmitarbeiter trotzdem als 100% zu hinterlegen. Dann ist es jedoch nötig, dass neben der Arbeitszeit auch die wöchenlichen Freitage in der Zeiterfassung eingetragen werden müssen. Die letzten Spalten Soll-, Überzeit wird so in der Zeiterfassungsliste korrekt dargestellt (nur sichtbar bei Sortierung nach Datum; Klick auf Spaltenüberschrift Datum)
Die Monatssollstunden müssen für spezielle Tage manuell korrigiert werden. Falls der z.B. 40% Teilzeitmitarbeiter der üblicherweise am Mittwoch und am Freitag arbeitet für Oster- oder Pfingstmontag prozentual nicht entschädigt werden soll.
Dazu im entsprechenden Monatssoll die Stunden entsprechend korrigieren.
Krankheit
Krankheiten werden im Tagesjournal mit z.B. Arbeitsart Arzt/krank erfasst.
Teilzeit – Berechnung von Feier- und Krankheitstagen (Quelle: https://www.swissmem.ch)
Für Teilzeitmitarbeitende gelten grundsätzlich die gleichen Rechte und Pflichten wie für Vollzeitmitarbeitende. Bei der Berechnung und Erfassung von Feier- und Krankheitstagen stehen zwei verschiedene Methoden zur Verfügung: Die Wert- und die Zeitmethode.
Nach der Wertmethode wird der Teilzeitmitarbeitende wie ein Vollzeitmitarbeitender behandelt. Dabei wird seine wöchentliche Sollarbeitszeit auf eine Fünf-Tagewoche verteilt, auch wenn er nur an zwei oder drei Tagen pro Woche arbeitet. Entsprechend reduziert sich die tägliche Sollarbeitszeit gemäss dem jeweiligen Beschäftigungsgrad. Bei einem 60% Pensum hat der einzelne Wochentag bei einer 40 Stundenwoche einen Wert von 4,8 Stunden, bei einem 40% Pensum ein solcher von 3,2 Stunden, etc.
Bei jedem Feiertag werden dem Teilzeitmitarbeitenden je nach seinem Pensum nicht acht sondern lediglich die reduzierten Sollstunden von beispielsweise 4,8 (60%) bzw. 3,2 (40%) etc. gutgeschrieben. Viele Firmen berechnen Anfang Jahr die zu leistende Sollarbeitszeit (für Vollzeitmitarbeitende und entsprechend ihrem Pensum reduziert für Teilzeitmitarbeitende) und ziehen davon bereits die Feiertage, die auf einen Wochentag fallen ab. Bei den Teilzeitmitarbeitenden berechnen sich die zu subtrahierenden Stunden an Feiertage nach der Anzahl Feiertagen x Anzahl reduzierte Sollstunden pro Tag. Die Anzahl der Feiertage ist dabei für Voll- und Teilzeitmitarbeitende gleich. Diese Lösung ist fair. Sie stellt unter anderem sicher, dass Teilzeitmitarbeitende mit gleichem Pensum aber unterschiedlichen Anwesenheitstagen die gleiche Sollarbeitszeit zu leisten haben bzw. in den Genuss von gleichvielen Feiertagen kommen unabhängig davon, an welchen Wochentagen sie arbeiten.
Dasselbe System gilt bei Krankheitstagen. Ist ein Teilzeitmitarbeitender an einem seiner Arbeitstage krank, werden ihm lediglich seine reduzierten Sollstunden gutgeschrieben. Der Teilzeitmitarbeitende hat aber bei diesem System dem Arbeitgeber auch zu melden, wenn er an einem seiner freien Tage krank ist. Ihm werden dann auch für seine freien Tage, an denen er krank zu Hause ist, seine reduzierten Sollstunden gutgeschrieben.
Nach dem zweiten System, der zeitmässigen Anrechnung, legt man mit dem Teilzeitmitarbeitenden gewisse Tage als feste Arbeitstage fest, an welchen die zu erbringende Arbeitszeit im zu erbringenden Umfang festgehalten wird. Der Teilzeitmitarbeitende erbringt an diesen Tagen die festgelegten Arbeitsstunden (8 Stunden bei einer 40 Stundewoche), die ihm dann gutgeschrieben werden. Feiertage werden nur gutgeschrieben, wenn sie auf einen Arbeitstag fallen, dafür erfolgt eine Gutschrift von 8 Stunden. Das Gleiche gilt für die Krankheitstage. Wird der Teilzeitmitarbeitende an arbeitsfreien Tagen krank oder fallen diese auf einen Feiertag, so geht das vollumfänglich zu seinen Lasten und erscheint in keiner Weise in der Zeiterfassung.
Beide Methoden sind gleichwertig. Insbesondere hat das Bundesverwaltungsgericht in seinem Urteil vom 29. September 2014 festgehalten, dass auch bei der Wertmethode die Gleichbehandlung von Voll- und Teilzeitangestellten gewahrt ist (Urteil Bundesverwaltungsgericht vom 29.9.2014, A-1607/2014).
*Mitarbeiter steht für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter