Liste
- Im Modul Zeiterfassung Taste Neu klicken (1) Es wird ein neuer Zeiteintrag mit heutigem Datum erstellt
- von/bis erfassen oder die Dauer
- Projekt und Arbeitsart auswählen.
Wochenansicht
Alternativ zur Erfassung in der Liste kann in der Ansicht Woche (2) gleich am gewünschten Tag ausgefüllt werden. Praktisch wenn Arbeit unregelmässig erfasst wird und so einfacher gestrige Arbeit erfassen.
Dazu einfach in von (3) Zeit auswählen oder Dauer eingeben
Starter
Eine weitere Möglichkeit bietet im Starter die Schnelleingabe mit dem Menupunkt Stunden erfassen
Mit dem Modul Stempeluhr kann im Starter Kommen resp. Gehen geklickt werden
iPhone
Wir haben auch eine einfache Stempeluhr auf dem iPhone. Infos zu GO-Zeit
Nur Präsenz oder Projekt spezifisch erfassen?
Generell unterstützt FlexBüro zwei Betriebsarten. Minimalst nur Tages- oder Halbtage erfassen (A) oder separat für jede Tätigkeit, für jeden Kunden resp. für jedes Projekt.
A: Anwesenheit/Präsenz erfassen
Lediglich Anwesenheit wird erfasst. Z.B. 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:00. Automatisch wird Projekt/Arbeitsart automatisch ausgefüllt. In den Persönlichen Einstellungen/Module können Projekt und Arbeitsart So Z.B. Projekt Nr. 1000, intern mit Arbeitsart: Arbeit.
Arbeitsart wird lediglich angepasst bei Krankheit z.B. ArbKrank, ArbArzt, usw. Mehr dazu…
Üblicherweise werden Arbeitsstunden für Kunden unabhängig von der Zeiterfassung, direkt in einem Rapport erfasst und abgerechnet.
B: Arbeitszeit Kunden-/Projektspezifisch erfassen
Hier wird jede Tätigkeit auf das entsprechende Projekt gebucht. Ergänzt mit internen Stunden muss die gesamte Tagesarbeitszeit auf die verschiedenen Projekte verteilt werden. Somit werden neben den Kundenprojekten Schreibtisch aufräumen, interne Besprechungen z.B. auf 1000, intern gebucht mit Arbeitsart ArbeitIntern.
So können regelmässig Stunden von einem Projekt selektiert werden und daraus einen Rapport erstellt werden, der dann verrechnet werden kann.
Wie genau die Arbeit aufgeschlüsselt werden soll müssen weitere Arbeitsarten in der Artikelverwaltung erstellt werden. Wichtig dabei ist, diese Artikel in der Artikeldetailansicht, unter Optionen zu markieren Stundenartikel und im Menu zeigen.
Es lohnt sich genau zu überlegen ob z.B. alle internen Arbeiten auf ArbeitIntern erfasst werden oder genauer auf die Tätigkeit abgestimmte Arbeitsarten: z.B. ArbOffice, ArbWerkstatt, ArbAdmin, ArbPersonal, usw.
Zu überlegen wäre auch mit wenigen Arbeitsarten auf verschiedene interne Projekte zu buchen. Z.B. Nr. 1000, intern allgemein, 1001 intern Werkstatt, 1002, Personal, 1010 neue Website, 1022 Produktentwicklung, usw.
Wir empfehlen möglichst wenige Varianten, damit der Mitarbeiter administrativ nicht überfordert wird.