Abo/Mitgliedschaft erfassen
- In der Adressverwaltung, gewünschte Adresse suchen und im Register Abo das + Symbol anklicken (unten links). Alternativ dazu im Modul Abo auf Neu klicken und AdressNr. oder Suchbegriff oberhalb Adresse erfassen.
- gewünschte Abobezeichnung und ev. Kategorie zuordnen.
- Datum Beginn erfassen, falls dies nicht der heutige Tag ist
- Abo Intervall auswählen (wöchentlich, 2-wöchentlich (14-tägig), monatlich, 2-monatlich, vierteljährlich (quartalsmässig), halbjährlich, jährlich).
- Abo Fälligkeit: Das Abo wird jeweils in rot dargestellt, sobald es fällig wird. Wenn die normale Rechnungs-Zahlungsfrist z.B. 30 Tage ist, wird auch das Abo um diese Tage vor der nächsten Aboperiode fällig. Bei jedem Kunde kann die Standardzahlungsfrist individuell übersteuert werden im Modul Adresse unter dem Register Konditionen. Die Abofälligkeit ändert sich entsprechend.
- Abo Artikel im unteren rechten Bereich erfassen. Dazu Artikelnummer auswählen. Der Preis kann für dieses Abo individuell angepasst werden. Achtung: dieser Preis wird auch bei allen weiteren Rechnungen an diesen Abonnenten verwendet. Wenn einmalig ein anderer Preis verrechnet werden soll, kann dies in der ersten Aborechnung anpasst werden.
Die Artikel müssen zuvor im Modul Artikel/Preise erfasst werden.
Aktive und inaktive Abos
Ein Abo kann aktiv obwohl nie eine Aborechnung erstellt wurde. Beispielsweise bei Gratisabos, wo kein Abo-Artikel hinterlegt ist oder dieser kostenlos ist. Bei Kündigung, resp. Überschreitung des Enddatums werden diese Abos auf inaktiv gesetzt. Dazu nachfolgend mehr.
Laufendes Abo
Sofern kein Ende Datum erfasst wurde, erneuert sich das Abo automatisch immer wieder bei Fälligkeit.
Kalenderjahr Aboverrechnung:
Neues Abo ‚unter dem Jahr‘ erstellen
Wenn Sie alle z.B. Mitglieder-Abos jeweils auf Jahresanfang verrechnen und nun einen neuen Abonnenten während des Jahres den Anteil bis Jahresende verrechnen möchten verfahren Sie folgendermassen:
- Jahresabo erstellen gemäss obigen Instruktionen
- mit Verrechnungsintervall jährlich
- Beginn Datum auf 1.1. vom aktuellen Jahr setzen
- ‚Jahresabo‘-Artikel zuordnen
- Taste ganz unten + Rechnung anklicken
- In der erstellten Rechnung nun bei Spalte Anzahl z.B. bei Abobeginn am 1.9. den entsprechenden 1/4-Anteil eintragen oder in dezimaler Schreibweise 0.25. Halbjahr 0.5, usw.
- Bei z.B. Kabelanschlussabos wo Monatsbetrag ausgewiesen wird aber jährlich verrechnet wird, muss bei Anzahl entsprechend 12 eingetragen werden fürs volle Jahr.
Weitere Infos zu Abos verrechnen
Fixe Laufzeit für dieses Abo
Sobald das Ende Datum erfasst wurde, erneuert sich das Abo nur bis zu diesem Datum. Vor dem Ablauf des Abos kann nun eine Pendenz erstellt werden, dass der Kunde vor Ablauf kontaktiert werden könnte wegen einer allfälligen Verlängerung des Abos. Dazu oben, rechts von der Aboadresse auf das Stecknadelsymbol klicken um in den Pendenzen/Wiedervorlagen einen Eintrag zu diesem Abo/Kunden zu erstellen.
Schnupper Abo / Probe Abo
Erstellen Sie ein Abo gemäss obigen Instruktionen. Damit dieses Abo einfach erkannt wird, kann bei Kateogrie z.B. Probeabo eingetragen werden. Wählen Sie entweder einen separaten Artikel Probeabo mit Preis 0.00 oder erfassen den üblichen Abo-Artikel und überschreiben den Preis mit 0.00.
Bereits verrechnete Abos erfassen
Falls bestehende Abos nachträglich erfasst werden sollen, die bereits verrechnet worden sind z.B. im vorherigen System, muss der Aboverwaltung mitgeteilt werden, bis wann die letzte Aboperiode verrechnet worden ist, obwohl in FlexBüro noch keine Rechnung gestellt wurden für dieses Abo.
- Abo wie oben beschrieben erfassen
- Register Rechnung auswählen
- Beginn und Ende der letzten Verrechnungsperiode eintragen. Nun wird automatisch neue Aboperiode wirksam
- Um bestehendes Datum zu überschreiben klicken Sie mit gedrückter Shift Taste in ein Datumsfeld Abo von und Abo bis
Weitere Infos zu Abos verrechnen
Abos pausieren
Bei saisonalen Abos, z.B. Winterräumung, soll das Abo nach der Saison z.B. von März 2021 bis Oktober 2021 pausiert werden. Gemäss obigem Bild in der untersten, leeren Rechnungszeile bei Abo bis 30.10.2020 eintragen. Das Abo bleibt aktiv, wird aber erst wieder auf November 2020 fällig.
Schnupper Abo, das automatisch verrechnet werden soll.
Erstellen Sie ein Abo gemäss obigen Instruktionen mit Startdatum auf die zu verrechnende Periode nach der Schnupperperiode. Tragen Sie verrechenbare Aboartikel ein. Falls sich der Interessent während der Schnupperphase / Probephase kündigt, kann das Abo deaktiviert werden: Klick auf Markierung „aktiv“ um Markierung zu entfernen oder Kündigungsdatum eintragen.
Kündigung
Das Kündigungsdatum kann mit allfälligem Kündigungsgrund erfasst werden. Das Abo Endedatum wird automatisch gesetzt. So wird dieses Abo im nächsten Rechnungslauf nicht mehr verrechnet. Das Abo wird automatisch inaktiv gesetzt, sobald das entsprechende Datum erreicht wird.
Während der Kündigungsphase bleibt das Abo aktiv z.B. für allfälligen Heft-Versand.
Soll das Abo sofort beendet werden kann die Aktiv Markierung manuell deaktiviert werden. Dieses restliche Abozeit wird somit unterdrückt.
Sammelrechnungen
siehe Sammelrechnungen aus Abos (Optionen) KB 1248