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QR-Rechnung Checkliste, Einrichtung

QR-Rechnung (ISO 20022)
Die QR-Rechnung bildet die Grundlage für einen effizienten und automatisierten Zahlungsverkehr und wurde landesweit in der Schweiz eingeführt. Versenden Sie Ihre Rechnungen schnell und unkompliziert als PDF mit integriertem QR-Code.

QR-Rechnung, QR-Einzahlungsschein einrichten

  1. Für jede Zahlungsart lässt sich ein spezifischer Überweisungstyp festlegen.
  2. Wählen Sie den Überweisungstyp QR (IID) aus, da nur mit der QR-IID ein automatisierter Zahlungsabgleich mit der Bank (camt.054) möglich ist.
  3. Tragen Sie die Teilnehmernummer Ihrer Bank ein.
  4. Hinterlegen Sie Ihre QR-IBAN-Nummer (QR-IID), die Sie von Ihrer Bank erhalten. Achtung: Nicht zu verwechseln mit der regulären IBAN-Nummer.
  5. Wählen Sie aus, in welcher Form Sie Ihren Einzahlungsschein drucken möchten.
  6. Der Einzahlungsschein wird stets auf der ersten Seite gedruckt, auch bei mehrseitigen Rechnungen.
  7. Optional kann eine gestrichelte Linie mit einem Scherensymbol eingefügt und gedruckt werden.
  8. Freiraum für Werbezwecke, Hinweise oder Ähnliches. 
  9. Sie können ein Bild Ihrer Wahl hinzufügen.

Persönliche Druckeinstellungen
In den persönlichen Einstellungen können Sie festlegen, ob der Einzahlungsschein nach der Rechnung automatisch mit oder ohne vorherige Abfrage gedruckt werden soll.

Die verschiedenen QR-Einzahlungsscheine

QR-Einzahlungsschein mit QR-IID (automatischer Abgleich mit camt.054)

Voraussetzung: Spezielle QR-IBAN (QR-IID), die bei der Bank beantragt werden muss.
Automatisierung: Ermöglicht einen automatischen Zahlungsabgleich über den camt.054-Gutschriftsfile.

Dafür benötigen Sie eine spezielle QR-IBAN (QR-IID), die Ihnen von Ihrer Bank bereitgestellt wird. FlexBüro erstellt für jede Rechnung automatisch eine individuelle Referenz, die Ihre Kunden bei der Bezahlung angeben. Mit dem camt.054-Gutschriftsfile Ihrer Bank können bezahlte Rechnungen im ESR-Modul automatisch abgeglichen werden.

Beantragen Sie bei Ihrer Bank Ihre QR-IBAN-Nummer und die Einrichtung des camt.054-Downloads.

QR-Einzahlungsschein für den internationalen Zahlungsverkehr

Voraussetzung: Normale IBAN (keine QR-IBAN erforderlich).
Automatisierung: Kein automatischer Abgleich möglich.

Mit diesem Einzahlungsschein können Sie Rechnungen auch ins Ausland stellen, sowohl in CHF als auch in Euro. Die generierte Structured Creditor Reference ist im gesamten SEPA-Zahlungsraum gültig. Dafür benötigen Sie lediglich die normale IBAN Ihres Bankkontos, eine spezielle Anmeldung bei der Bank ist nicht erforderlich. FlexBüro erstellt automatisch eine Kreditorreferenz basierend auf der Rechnungsnummer. Aus der Rechnungsnummer 14001 wird beispielsweise RF83 1400 1, wobei die ersten vier Stellen die Prüfziffer darstellen.

QR-Einzahlungsschein mit IBAN ohne Referenz

Voraussetzung: Normale IBAN (keine spezielle QR-IBAN erforderlich).
Automatisierung: Kein automatischer Abgleich möglich.

Dieser QR-Einzahlungsschein ist ausschliesslich für Zahlungen in CHF geeignet. Eine normale IBAN Ihres Bankkontos reicht aus, und eine spezielle Anmeldung bei der Bank ist nicht erforderlich. Die Rechnungsnummer wird im Informationsteil (1) der QR-Rechnung aufgeführt. Ein automatischer Abgleich wie bei der QR-IID ist bei diesem Typ nicht möglich.

QR-Code überprüfen

Überprüfen Sie die Lesbarkeit der QR-Rechnung mit der Onlinebanking-App auf Ihrem Mobiltelefon. Beachten Sie, dass der Referenztext je nach Bank unterschiedlich behandelt wird. Bei QR-Rechnungen ohne Referenz wird in der Bankbuchung häufig nur der Kundenname angegeben, um die Nachverfolgbarkeit zu erleichtern. Alternativ können Sie verschiedene Online-Anbieter nutzen, um die QR-Rechnung zu prüfen oder zu validieren.

Beispiel https://www.swiss-qr-invoice.org/validator/?lang=de

QR-Rechnung, QR-Einzahlungsschein einrichten bei älteren FlexBüro Versionen

  1. Für jede Zahlungsart kann ein Überweisungstyp definiert werden
  2. Wählen Sie den Überweisungstyp, wir empfehlen ESR/QR (IID)
  3. Aktivieren Sie die QR-Rechnung für die jeweilige Zahlungsart. Konto-Nr. und Teilnehmer-Nr. Bank wird bei den meisten Banken nicht mehr benötigt
  4. Füllen Sie Ihre von der Bank / Post erhaltene QR-IBAN (QR-IID)
  5. Drucken Sie eine QR-Rechnung aus, falls die Positionierung nicht stimmt, können Sie diese nachjustieren
  6. Es wird ein QR-Einzahlungsschein auf separatem Papier gedruckt
  7. Der QR-Einzahlungsschein wird auf einem separaten Blatt ausgedruckt.
  8. Freier Text für Werbung, Hinweise usw.
  9. Ein Werbe- oder Info-Bild kann beliebig eingefügt werden.