Zu jeder Adresse können individuelle Ereignisse eingetragen werden. Mit Klick auf Bearbeiten wird dieses Ereignis in neuem Fenster angezeigt. Zusätzlich kann eine URL (Homepageadresse) hinterlegt werden.
Ereignisse können als Dokumentemanagement System (DMS) genutzt werden.
Im Medienfeld können verschiedene Dokumentarten hinterlegt werden. Bilder/Fotos als .jpg, .png. Dokumente wie PDF-Dateien, Textverarbeitungsdateien (Word, Excel) aber auch andere Dateitypen. Wenn Sie eine Datei einfügen, zeigt FlexBüro das Symbol und den Namen der Datei im Medienfeld an, aber nicht den eigentlichen Inhalt.
Mediendateien wie Bilder (.jpg, .gif, .png, .heic), PDFs, Filme und Audiodateien werden teilweise (Mac) als Vorschaubild angezeigt. Unterstützte Bild-/Audio-/und Videoformate sind in den technischen Informationen zu finden.
Erfassen Sie im Register Ereignisse Ihre Notiz (1) in der letzten leeren Zeile. Automatisch wird heutiges Datum und Ihr Namen eingesetzt. Wählen oder erfassen Sie die passende Art (2). Jeder Begriff wird automatisch in die Auswahlliste aufgenommen.

Packen Sie gewünschte Datei und legen diese rechts vom Text ab (3). Alternativ dazu in der Detailansicht (4) auf Symbol „+“ klicken (5) und Datei/Dokument auswählen.

Anstelle der Datei direkt im FlexBüro zu speichern lässt sich auch nur die Verknüpfung zum Dokument hinterlegen. Dazu auf Link-Symbol (6) klicken und gewünschte Verknüpfung auswählen. Dies empfehlen wir lediglich bei sehr grossen Dateien, wie z.B. Videoclips.
Wenn Sie einen Macintosh Computer verwenden mit gleichem iCloud Account, wie auf Ihrem iPhone, können Sie direkt fotografieren oder Dokument-Scanner vom iPhone nutzen (7).
Weiter können Bilder direkt aus einer Webseite ins Medienfeld abgelegt werden. Es wird zwar nur die URL des Bildes übertragen. FlexBüro erkennt dies und lädt diese Datei gleich runter und setzt diese ein.
Klick auf das Augensymbol (8) öffnet Dokument, wie wenn dieses auf dem Schreibtisch liegen würde und mit Doppelklick geöffnet würde.
Somit wird z.B. Worddokument geöffnet, muss aber bei Änderungen erneut z.B. auf den Schreibtisch gespeichert werden und erneut im selben oder neuem Ereignis abgelegt werden.
Pfad oder Internetadresse hinterlegen
Es kann auch praktisch sein, nur auf ein bestehendes Verzeichnis (auf dem Server) zu verklinken. Mit Klick auf das Ordnersymbol (1) kann ein Pfad definiert werden. Ist dieser ausgefüllt, so wird das Icon blau. Klick darauf öffnet erwartungsgemäss dieses Verzeichnis.
Kopieren Sie eine Internetadresse in dieses Feld und das Symbol wechselt automatisch zu Internetlink (3). Klick darauf öffnet natürlich ie angegebene Webseite.

Grosse Bilder automatisch verkleinern
Beim Bild laden, überprüft FlexBüro die Bildbreite und das Bild wird automatisch verkleinert. Dies gemäss konfigurierter Maximalbreite unter Einstellungen, Module, Artikel, im Register Artikel (1).

Verkleinerung kann umgangen werden, wenn Bild mit gedrückter Options-Taste bei Windows oder SHIFT-Taste bei Macintosh im Medienfeld abgelegt wird.
Bildverkleinerung nur möglich mit .jpg, .png, .gif. Bei Containern wie .webp funktioniert die Verkleinerung nicht.
Probleme mit Container-Dateien
Je nach Betriebssystemversion und Plattform, können bei einigen Containerdateien/Paketdateien, wie z.B. Keynote-Dokumenten vom Mac oder E-Maildateien (.eml, .pst) aus Outlook Probleme auftauchen. Dann wird lediglich der Name des Containers gespeichert oder Fehlermeldung ausgegeben. Diese Dateien müssen vor dem Einfügen als .zip komprimiert werden.