Einzelne Rechnung verbuchen
Um eine einzelne Rechnung in die Finanzbuchhaltung zu übernehmen, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie die gewünschte Rechnung.
- Erfassen Sie im Feld Rg. bezahlt das Valutadatum bzw. das effektive Zahlungsdatum der Rechnung
- Klicken Sie auf verbuchen
Nach der Verbuchung werden die entsprechenden Buchungssätze automatisch in das FiBu-Journal übernommen. Überprüfen Sie anschliessend die erzeugten Buchungen im Journal, um die korrekte Verbuchung sicherzustellen. Falls keine Buchung erzeugt wird, kontrollieren Sie bitte Ihre Einstellungen.
Erzeugte FiBu Buchung
Mit einem Klick auf FiBu in der Rechnung können Sie die zugehörigen Buchungen direkt anzeigen.
Teilzahlungen verbuchen
Damit Teilzahlungen korrekt verarbeitet werden können, aktivieren Sie in den Rechnungseinstellungen die Option Immer Teilzahlungsdialog zeigen. Alternativ können Sie beim Klick auf Verbuchen die angegebene Sondertaste ((gemäss Hinweis der verbuchen-Taste) gedrückt halten. Dadurch wird der Teilzahlungsdialog für diese Verbuchung einmalig geöffnet, sodass Sie eine Teilzahlung erfassen können, ohne die entsprechende Einstellung dauerhaft zu aktivieren.
Der erfasste Teilzahlungsbetrag wird anteilsmässig auf die Rechnung verbucht. Dabei wird die enthaltene Mehrwertsteuer entsprechend dem verbuchten Teilbetrag berücksichtigt. Die Rechnung behält den Status „offen“, bis der gesamte Rechnungsbetrag beglichen wurde. Der noch ausstehende Restbetrag wird laufend ausgewiesen.
Rechnungen ohne FiBu-Verbuchung abschliessen
Alternativ können Sie die Rechnung mit gedrückter Sondertaste (gemäss Hinweis bei der Schaltfläche verbuchen) erledigen oder den Status manuell auf Erledigt setzen. In diesem Fall wird keine Verbuchung in der Finanzbuchhaltung (FiBu) erstellt. Die Rechnung wird lediglich als erledigt bzw. bezahlt gekennzeichnet.
Mehrere Rechnungen verbuchen
QR-Zahlungen (camt.054) einlesen und verbuchen
Wenn Sie Rechnungen mit QR-IID-Referenzen versenden, können Zahlungseingänge bequem über eine camt.054-Datei Ihrer Bank eingelesen werden. Die darin enthaltenen Zahlungsinformationen werden automatisch den entsprechenden Rechnungen zugeordnet.
Hinweis: Die Verbuchung der Zahlungen über das ESR-Modul ist nicht zwingend erforderlich. Zahlungseingänge können auch direkt im Modul Rechnungen verbucht werden, wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben. Um eine doppelte Verarbeitung zu vermeiden, kann die entsprechende Zahlung im ESR-Modul anschliessend als erledigt gekennzeichnet werden. Dieses Vorgehen eignet sich insbesondere dann, wenn Zahlungen bereits manuell verbucht oder auf andere Weise abgeglichen wurden.
ESR Zahlungen einlesen und verbuchen
Automatische Verbuchung von Rechnungen einrichten
Einstellungen öffnen
- Navigieren Sie zum Bereich Verbuchung.
- Öffnen Sie Einstellungen.
- Wählen Sie links Module.
- Klicken Sie auf Rechnungen.
- Öffnen Sie das Register Allgemein.
Automatische Rechnungsverbuchung
Aktivieren Sie die Option Automatisch Rechnung verbuchen, wenn Rechnungen beim Erstellen oder Bezahlen automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen werden sollen. Aktivieren Sie die Option Immer Teilzahlungsdialog zeigen, wenn bei Zahlungseingängen regelmässig Teilzahlungen erfasst werden.
Voraussetzungen
Vor der Aktivierung sollten folgende Finanzdaten korrekt eingerichtet sein:
- Kontoplan
- Zahlungsarten
- Debitorenkonto
- Steuerschlüssel (bei MwSt.-pflichtigen Unternehmen)
- Transferkonto für Über- oder Doppelzahlungen (Beispiel: Ein Kunde bezahlt eine Rechnung zweimal. Der überschüssige Betrag wird automatisch auf das definierte Transferkonto gebucht. Die Gutschrift kann später mit anderen offenen Forderungen verrechnet oder zurückerstattet werden.
Die entsprechenden Einstellungen finden Sie in den Finanz- und FiBu-Einstellungen.